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聊天通訊軟件已經成為人們日常工作中不可或缺的工具,然而，這些通訊軟件也成為了信息泄露的主要途徑之一。如何有效管理聊天通訊軟件外發文件，防止泄密事件的發生，是當前企業亟待解決的問題。

一、應該制定嚴格的規定

1、員工在使用這些軟件進行工作時，必須遵循企業的規定，不得私自將重要文件或敏感信息通過聊天軟件發送給外部人員。

2、企業應該建立完善的審批流程，對于需要外發的文件或信息，必須經過相關領導的審批和同意，確保文件的安全性和保密性。

二、確保聊天通訊軟件本身的安全性

1、企業也應該加強管理和維護。例如，企業可以通過技術手段對聊天軟件進行監控和管理，及時發現和處理任何異常行為。

2、此外，企業還應該定期對聊天軟件進行升級和維護，確保軟件的穩定性和安全性。

三、封堵聊天軟件泄密出口

1、審核聊天通訊軟件的內容

對主流的聊天工具，比如微信、企業微信、QQ、釘釘等的聊天內容進行審計，包括但不限于發送者、發送內容、文字、文件內容等等。

2、還原聊天的情景

可以點擊右上角的查看聊天會話標識，就可以真實還原當時的聊天對話模式。

3、禁止外發文件

可以設置禁止通過聊天工具來發送文件，進而阻止文件外發。

4、部署工具

域之盾軟件上邊提到的功能是可以實現的，除此之外，像一些上網行為審計、終端安全管理、文件加密、U盤管控等功能亦OK

四、保密意識培養

對于聊天通訊軟件的保密意識教育也是至關重要的。企業應該加強員工的保密意識教育，讓他們認識到保護企業信息安全的重要性。

總之，管理聊天通訊軟件外發文件泄密需要企業從制度、技術、人員等多個方面入手，建立完善的管理機制和流程。只有這樣，才能有效防止信息泄露事件的發生，保障企業的信息安全和穩定發展。