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數據安全是當今企業發展過程中的重要保障，隨著電腦化辦公趨勢的影響，大大小小的企業都通過計算機網絡進行日常辦公，數據信息的生成和傳遞也都是通過網絡進行的，有不少數據泄密事件都是由于企業員工有意或無意外發造成的，所以對員工限制文件外發就很有必要了。

在平時辦公過程中，我們難免要對文件進行外發，如果能夠對員工外發文件行為進行審計和管理，比如限制文件外發渠道，記錄文件外發行為就可以在一定程度上保護數據安全，我們可以通過用域之盾軟件對員工文件外發行為進行管理，從而限制員工隨意外發行為，比如能夠從以下幾個方面進行文件外發限制。

1.文檔加密

可以通過文檔透明加密的方式對電腦中常用的辦公文檔類型進行加密，打開加密文檔下的文件會自動變成加密狀態，而且加密文件只能在當前局域網使用，對加密文件外發需要向管理端提交審批，只有審批通過后才能對文件進行外發，未經管理端審批私自外發出去的文件打開后都是亂碼；

2.文檔外發途徑管理

通過文檔安全可以對文件外發的多種途徑進行管理，比如可以在禁止以下程序外發文件中選擇聊天程序、郵件客戶端和瀏覽器等，而且還可以自定義程序的進程限制員工使用多種途徑外發文件；

3.限制網頁外發文件

在網站訪問控制中可以根據禁止訪問以下網站和僅允許訪問以下網站限制使用網頁外發文件，可自定義禁止或允許員工訪問哪些網頁，不僅可以限制文件外發行為，還可以對員工上網行為進行有效管理；

4.限制程序外發文件

在應用程序管控的程序黑白名單工作模式中可選擇禁止以下程序使用和僅允許以下程序使用，可以禁止員工在電腦使用文件外發或上傳的程序，不僅可做到禁止員工使用文件外發程序，還可以對員工電腦使用應用程序行為進行管理；

5.限制郵件外發文件

通過郵件發送控制可以對郵件外發進行管控，通過禁止郵件發送匹配規則可以對郵件正文內容、發件人和收件人進行限制，而且還可以禁止發送郵件附件，對郵箱的類型進行限制，或指定僅允許發送郵件的地址等。