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在企業日常辦公過程中，員工可能會因工作需要向外界發送文檔資料，但是發送出去的文件是否為重要資料，向誰發送了哪些文件，管理者都是不清楚的，這就很可能會導致企業重要數據被員工私自泄漏出去，所以就要對員工文件外發進行限制了。

防止員工把內部重要的資料外泄，需要做的就是要對員工電腦的文件進行保護，以及對外發途徑進行管理，有很多企業為了限制員工外發文件和記錄員工外發文件行為都選擇使用域之盾軟件進行數據安全防護，比如能夠做到限制員工通過聊天工具、郵件和網頁等形式外發文件，還能夠限制usb接口中移動存儲設備的使用，并且能對U盤便攜式存儲設備進行單獨管理。

1.U盤使用管理

對于員工在電腦使用U盤行為，管理者可以通過U盤管理對在電腦使用U盤行為進行限制，可設置僅寫入、僅讀取和僅寫入等權限，而且還可以進行U盤文件加密、U盤白名單和U盤使用申請等，對員工使用U盤行為進行全面管理；

2.文件外發途徑限制

通過文檔安全可以對員工外發文件的多種途徑進行限制，比如可以在禁止以下程序發送文件行為中禁止通過聊天程序、郵件客戶端和瀏覽器等發送文件行為，或者管理者自定義限制文件外發程序限制外發文件行為；

3.網頁外發文件限制

在網站訪問控制中可以在工作模式中設置僅允許訪問的網站及禁止以下網站訪問，這樣就可以防止員工使用瀏覽器及網頁方式外發文件了；

4.程序外發文件限制

在應用程序管控中，可以通過應用程序黑白名單對員工電腦所使用的程序進行管控，比如可以對員工電腦設置禁止以下程序使用和僅允許以下程序使用，也可以禁止員工在電腦安裝新程序等行為；

5.文檔透明加密及外發文件審計

通過文檔透明加密的方式對員工電腦上常用文檔類型進行透明加密，然后經過透明加密文檔類型下的文件打開后就會自動加密，加密文件只能在局域網內電腦正常使用，經過加密的文件外發需要管理端審批，私自外發出去的文件打開后都是亂碼，以此保護電腦中重要數據安全。