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在目前的企業辦公過程中，使用郵件形式外發或傳輸文件的操作時比較常見的，但是隨著企業內部員工使用郵件人數的增多和沒有對郵件使用進行很好的管理，郵件在企業中的濫用造成了一定的數據安全風險。那么在企業中遇到郵件中有敏感信息怎么阻斷呢，怎么有效進行郵件外發管理呢？

為了防止員工在辦公期間通過使用郵件方式進行數據外泄的行為，可以設置禁止使用郵件外發，或者對郵件中的內容進行檢測，如果涉及到敏感信息的話，就及時發現并制止。

方法一：設置敏感關鍵詞

1.比如管理者在電腦上使用域之盾的文檔安全去審計員工發送郵件的內容，可以在員工電腦安裝客戶端后，打開文檔安全功能，然后在開啟敏感信息報警中進行具體的設置；

2.點擊齒輪去配置敏感信息策略，比如點擊加號添加敏感關鍵字，并勾選上郵件內容；

3.然后在網絡審計中開啟郵件發送審計即可；

方法二：郵件黑白名單

也可以通過郵件發送控制設置禁止員工使用哪些郵件類型外發文件，能夠通過設置郵件外發黑白名單的方式保護數據安全，防止員工私自外發企業重要信息。

現在有越來越多的企業開始使用計算機進行數據資料管理，在一定程度上方便了員工對文件的存儲和使用，局域網也就成為了公司工作的主要平臺之一，有很多企業都采用郵件發送的形式傳遞文件，這就給企業數據安全帶來了很大影響，怎么防止公司內部員工使用郵箱私自像外界發送文件呢，企業如何進行郵件外發管理呢?

對于企業數據進行嚴格保護是企業在行業競爭中的根本，企業如果沒有進行很好的數據防泄漏的話，是很難在商業戰場上立足的。對于郵件的使用相信在企業中的工作者都不陌生，客戶之間的數據傳輸有很多都是通過郵件進行交流的，如果員工使用郵件對重要文件進行私自外發泄漏，會給企業帶來很嚴重的后果，所以就需要對企業文檔及郵件外發使用進行審計和管理。面對這種情況，管理者使用功能性比較全面的域之盾是比較合適的，能夠從各角度進行數據安全防護，下面我們就看一下它是如何進行郵件管控和數據安全防護的。

1.郵件外發審計和管控

可用網絡審計去記錄員工收發郵件的行為，并且通過郵件外發管控去進行對員工郵件的使用，比如設置郵件黑白名單，只允許員工使用哪些郵箱發送文件，或者禁止員工對哪些類型的郵箱外發文件，以此來保護電腦數據安全;

2.屏幕審計與管理

在本地審計中開啟屏幕錄像和屏幕快照審計，這樣就不用擔心無法了解員工電腦使用情況了，可通過回放或查看員工電腦屏幕快照了解員工在電腦做了什么事情，也能夠通過實時屏幕去了解員工電腦的使用情況，可在一臺電腦以屏幕墻的形式查看多個員工電腦使用畫面，讓企業管理變的更方便。

3.文檔透明加密

可以對電腦上常用文檔進行透明加密，加密后的文件只能在公司局域網電腦上使用，私自外發和拷貝都會使文件變成亂碼，想要對加密文件外發需要得到管理端審批同意;

4.U盤使用限制

可以對員工電腦進行U盤僅寫入、僅讀取和禁止使用三種設置，管理者可根據不同部門或員工對U盤使用需求進行具體設置;

5.文件外發管控

通過文檔安全可以禁止聊天程序、郵件客戶端和瀏覽器等外發文件，還能夠通過自定義添加程序名稱的進程來實現禁止外發;

6.文檔自動備份

能夠對電腦中文檔打開后修改或刪除的操作進行自動備份，防止員工因各種情況造成的數據丟失問題;

7.文件操作審計

能夠對電腦中打開后的文件操作行為進行記錄，比如員工打開修改或刪除了哪些文件，都是能夠進行審計并記錄的。